Operacionalização do Sistema de Controle Interno
Sobre a temática Controle Interno, área associada às medidas que as Entidades adotam para proteger seus ativos, agregamos algumas considerações sobre a sua operacionalização, destacando que trata-se de opinião pessoal.
Toda gestão requer informações necessárias, corretas, oportunas e confiáveis. Traduzindo-se, de informações de boa qualidade, imprescindíveis para diagnosticar uma situação em alguma Entidade, pública ou privada, subsidiar a elaboração de um bom planejamento e a consequente tomada de decisão correta. Abordaremos duas etapas distintas, a implantação e operacionalização de um sistema de controle interno.
1) implantação do setor ou sessão responsável pelos controles internos.
Na área privada o setor ou sessão que cuida da área de controle interno é denominado Auditoria Interna, tendo por missão a avaliação da conformidade dos atos de gestão. Em empresas de médio e grande porte a nomenclatura e atuação da área sofre um upgrade, atuando no conceito de Controladora de Gestão, com sua missão neste contexto sendo mais ampla, de avaliar a conformidade e também a efetividade ou desempenho. Nesta última situação também participa do planejamento empresarial.
Na área pública via de regra recebe a denominação de Unidade de Controle Interno - UCI, tendo como foco avaliar a conformidade. Em órgãos de médio e grande porte, a nomenclatura muda para Controladoria Geral ou Unidade Geral ou Central de Controle Interno, com seu foco sendo de avaliar a conformidade. Em poucos órgãos públicos a UCI atua no conceito de Controladoria de Gestão com o foco sendo em avaliar a efetividade, de modo similar à iniciativa privada.
Destaca-se que a iniciativa e responsabilidade pela implantação e operacionalização da área é do gestor, assim como a elaboração das normas que definem sua atuação, destacado-se que a área de controle interno não deve ter atribuições para executar atos de gestão, mas apenas de aferir se as normas em vigor oferecem a segurança desejada sobre a proteção dos ativos.
2) Operacionalização ou funcionamento do sistema de controle interno.
A operacionalização do sistema de controle interno se traduz na forma como o mesmo funciona na prática. Após o processo de implantação e sem pretensão de exaurir o assunto, citamos algumas boas práticas para que a Unidade de Controle Interno tenha melhores condições de contribuir com a gestão.
À partir da premissa de que na área pública o gestor somente pode fazer o que a Lei permite e nesta situação se não compor uma boa equipe e estruturar adequadamente o funcionamento da Entidade sob sua responsabilidade, a administração ficará suscetível à cometer inúmeras irregularidades, mesmo que sem má-fé e sofrer as consequentes sanções dos órgãos de controle externo.
Em nosso Estado, Mato Grosso, alguns gestores, talvez por falta de informações, consideram a Unidade de Controle Interno inimiga, aquela que não deixa a administração fluir, que sempre diz que não pode fazer isso ou aquilo, que deve adequar algo, que aponta irregularidades em seus atos de gestão. Verdade? Em parte, sim! Mas não inimiga, pelo contrário, pois ao apontar possíveis impropriedades ou sugestões para melhorias, ela estará sendo sua maior aliada, pois estará contribuindo para que a administração possa aplicar os recursos públicos corretamente.
Eu gestor devo me perguntar: o que fazer? Simples. Utilizar a UCI como apoio à sua gestão. Usá-la para possibilitar que as diversas áreas, no que se refere às normas de controles internos, funcionem com qualidade. Então deve dotá-la de boas condições de trabalho para a mesma contribuir para que os atos de gestão sejam praticados em conformidade com as Leis e normas. Quanto melhor for sua atuação, mais estará seguro quanto à assegurar um bom desempenho de sua administração.
Considerando que as principais atribuições das Unidades de Controle Interno é aferir a legalidade dos atos de gestão, compreendendo avaliar, auditar, fiscalizar, controlar, propor ações corretivas ou de ajustes, cita-se algumas boas práticas para melhor cumprir sua missão: a) vincular a área ao dirigente máximo da Entidade; b) o gestor deve conhecer com propriedade a função e atribuições da área, usando-a como um "elo" entre si e as demais áreas da administração; c) prover os cargos através de concurso público para a carreira específica da área, propiciando que tenha condições de atuar com independência e autonomia; d) estabelecer remuneração adequada com os parâmetros de mercado, considerando a qualificação requerida e a complexidade dos trabalhos para cumprir as atribuições, pela mesma atuar em todas as áreas, como saúde, educação, finanças, transportes, etc.; e) executar atividades consultivas e orientativas às demais áreas e inversamente, não executar atos de gestão; f) responsável participar de reuniões da gestão; g) existir acompanhamento contínuo de todos os processos de trabalho do órgão; h) haver comunicação formal ao gestor sobre as impropriedades identificadas e propor ações de melhoria estabelecendo prazo adequado para a a implementação, etc.
Na prática, o gestor deve formar uma equipe para estruturar a implantação e o funcionamento de algum processo de trabalho, composta por pessoas que atuam na área e que irão operacionalizar o referido processo (diretor, gerente ou secretários e área jurídica), que identificará as Leis e normas aplicáveis sobre a matéria, ias melhores práticas no mercado para efetuar a parametrização e segregação de funções; as atribuições e responsabilidade de cada área afetada; estabelecimento de prazos, etc. O produto desta equipe será a formalização do processo de trabalho em si com a edição das normativas que irão orientar o seu funcionamento. Recomenda-se que o responsável pela área de controle interno participe como ouvinte nas reuniões e seja facilitado ao mesmo fornecer contribuições.
Com o processo de trabalho em operação, a Unidade de Controle Interno irá avaliar periodicamente se os atos praticados seguiram as normativas. Resumidamente deve utilizar-se de técnicas e procedimentos de auditoria para efetuar o planejamento dos trabalhos, definir a amostragem à ser verificada, considerando critérios de relevância e risco, e, por último consignar seu trabalho em relatórios e dar ciência aos responsáveis setoriais e ao gestor principal, com sugestões de prazos razoáveis para a implementação das ações corretivas.
Importante salientar que o trabalho da área de controle interno deve ser de qualidade para agregar contribuições efetivas para nortear o gestor nas tomadas de decisões em sua administração.
Valdir Cereali
Auditor Público Externo do TCE-MT
Graduado em Ciências Contábeis - FAE Curitiba/PR, Especialização em Controladoria e Finanças UFMT e em Direito do Estado FGV/RJ, Mestre em Controladoria e Contabilidade FEA/USP.